jak sworzyć charakterystykę projektu poradnik


#ngorobiatolepiej | jak stworzyć charakterystykę projektu – poradnik

Jak stworzyć charakterystykę projektu? Nie wiesz? Nic nie szkodzi. Przeczytaj nasz poradnik, gdzie krok po kroku opisujemy jak zrobić to szybko i skutecznie.

Aby ułatwić pracę będziemy po kolei objaśniali każde z pól formularza zgłoszenia projektu. Charakterystyka projektu to nic innego jak niezbyt skomplikowany (i niezbyt długi) opis projektu, w którym powinny znaleźć się konkretne fakty i dane. Nie chodzi tu wyłącznie o to, żebyśmy mogli je skonfrontować z rzeczywistością czy sprawdzić u grantodawcy, ważniejsze jest to, żeby każdy mógł zrozumieć co było tematem projektu, dla kogo był realizowany i co się w ramach projektu wydarzyło. Charakterystyka projektu w portalu #ngorobiatolepiej bardzo przypomina charakterystykę (opis) projektu jaki często trzeba sformułować gdy organizacja zamierza zbierać środki na realizację za pomocą rozmaitych portali crowdfundingowych – z jedną ważną różnicą – tutaj należy opisać to co już zostało zrealizowane.

1. PEŁNA NAZWA ORGANIZACJI ZGODNA Z KRAJOWYM REJESTREM SĄDOWYM

Dlaczego prosimy Cię o podanie pełnej nazwy Twojej organizacji? To niezwykle ważne z dwóch powodów. Po pierwsze zgłoszony do bazy #ngorobiatolepiej, zrealizowany projekt będzie kategoryzowany według pewnego stałego klucza (zgodnego z wewnętrzną polityką kategoryzacji portalu #ngorobiatolepiej), elementem tego klucza jest stała (ustalona i zgodna z KRS) nazwa Twojej organizacji pod którą będzie można ją znaleźć w naszej bazie (po wpisaniu nazwy organizacji automatycznie zobaczysz opisy wszystkich zrealizowanych przez nią projektów). Po drugie, musimy mieć pewność, że podajesz właściwą nazwę organizacji, to znaczy tą pod którą Twoja organizacja występuje w Krajowym Rejestrze Sądowym. Wydaje się to nieistotne, jednak tak nie jest, ponieważ często w szczególności w wypadku fundacji, samo słowo “fundacja” jest częścią ustalonej nazwy organizacji. Dlatego dajmy na to Fundacja Dla Dzieci, nie może występować pod nazwą Dla Dzieci, słowo fundacja jest bardzo ważne. Aby uniknąć błędów i pomyłek prosimy być sugerował/a się nazwą pod jaką Twoja organizacja występuje w Krajowym Rejestrze Sądowym. Aby to sprawdzić wystarczy skorzystać z wyszukiwarki KRS.

2. NUMER KRAJOWEGO REJESTRU SĄDOWEGO

Krajowy Rejestr Sądowy, to ogólnopolski spis podmiotów, takich jak spółki, przedsiębiorstwa, stowarzyszenia i fundacje. Jest on prowadzony przez Ministerstwo Sprawiedliwości i wybrane sądy rejonowe. KRS jest jawny, dostępny dla każdego chociażby przez stronę internetową, daje możliwość weryfikacji organizacji pozarządowych (ale i przedsiębiorców) po ich numerze KRS lub innych danych, takich jak NIP, REGON czy też nazwa. Za pomocą KRS możemy np. sprawdzić bardzo szybko czy osoba zgłaszająca projekt jest członkiem zarządu organizacji i może ją reprezentować. Dlatego ważne jest to żeby podać prawidłowy numer KRS. Jest to użyteczne narzędzie, gdy chcemy się zorientować w sytuacji prawnej i finansowej potencjalnego partnera, a dla nas jest to podstawowe źródło informacji o Twojej organizacji. Dlatego zwróć szczególną uwagę na to czy podajesz nam właściwy numer KRS.

3. ADRES ORGANIZACJI, KTÓRA REALIZOWAŁA PROJEKT

Podaj nam właściwy adres swojej organizacji, ułatwi nam to kontakt a także pomoże skierować do Ciebie partnerów, którzy będą przeglądali naszą bazę. Podając adres pamiętaj by podać: kod pocztowy, miejscowość, nazwę ulicy oraz numer domu i nr lokalu (jeżeli występuje). Nie ma obaw, Fundacja Imago Silesia nie zasypie Cię stosem korespondencji reklamowej, nie działamy w ten sposób. Co bardzo ważne, jeżeli podasz nam niewłaściwy adres (niezgodny z adresem organizacji widocznym w KRS), będziemy prosili Cię o wyjaśnienie i skorygowanie adresu (a to wydłuży czas potrzebny na przeprowadzenie procedury).

4. STRONA INTERNETOWA ORGANIZACJI

Potrzebny nam jest link do miejsca w sieci, w którym prowadzicie działania i informujecie o nich innych, jeżeli Twoja organizacja nie posiada własnej strony internetowej to nie szkodzi, w takim wypadku wklej link do waszej strony w portalu społecznościowym (facebook, twitter, pinterest, google+ czy linkedin). Chcemy zobaczyć jak wygląda wasza komunikacja z otoczeniem, a jedynym sposobem by to zrobić jest właśnie podanie nam właściwego linku. To ważne także z innego powodu. Nasza baza będzie zawierała zgłoszone przez Twoją organizację projekty (uporządkowane chronologicznie oraz według innych zasad obowiązujących w bazie #ngorobiatolepiej), z naszego punktu widzenia ważne jest to, żebyśmy mogli z naszych stron odsyłać gości, zainteresowanych waszą działalnością wprost do Waszej organizacji, tak by za pomocą jednego kliknięcia można było skontaktować się z organizacją, której projekt/ty znajduje/ją się w naszej bazie. Nasz projekt to przede wszystkim narzędzie dobrej i darmowej promocji dla ngo.

5. PODAJ AKTUALNY EMAIL TWOJEJ ORGANIZACJI

Abyśmy mogli skutecznie prowadzić procedurę weryfikacji niezbędny będzie aktualny i obsługiwany adres e-mail twojej organizacji. Nie podawaj nam adresu, który jest “martwy” lub nie używacie go. Podaj nam ten, który jest obsługiwany, abyśmy mogli skutecznie przesłać Wam wszystkie niezbędne informacje i dokończyć procedurę weryfikacyjną.

6. PODAJ KONTAKTOWY NUMER TELEFONU TWOJEJ ORGANIZACJI

Nie prosimy o numer telefonu po to, żeby przysyłać oferty handlowe czy jakiekolwiek inne, niechciane wiadomości. Numer telefonu będzie konieczny do szybkiego i sprawnego dokończenia procedury weryfikacyjnej (kontakt telefoniczny). Dlatego bez obaw podaj numer, który jest właściwy. W ten sposób przedstawiciel portalu będzie mógł w najszybszy możliwy spósb skontaktować się z Tobą. 

7. DODAJ KRÓTKI OPIS SWOJEJ ORGANIZACJI. PODAJ NAJWAŻNIEJSZE OBSZARY DZIAŁAŃ PODEJMOWANYCH PRZEZ ORGANIZACJĘ.

To bardzo ważny krok, ponieważ za pomocą tego krótkiego tekstu informujesz świat o celach, które realizuje Twoja organizacja. Naprawdę nie musisz się rozpisywać, chodzi o to żeby opis był jasny i oddawał sens istnienia Twojej organizacji. Wiele organizacji posiada taki opis w swoim statucie, jeśli nie bardzo wiesz jak sformułować ten opis sprawdź statut swojej organizacji, który powinien zawierać krótki i zwięzły opis celów istnienia organizacji.

8. PODAJ NAZWĘ PROJEKTU (NAZWA MUSI BYĆ ZGODNA Z DOKUMENTACJĄ PROJEKTU NP. Z TYTUŁEM PROJEKTU W OFERCIE REALIZACJI ZADANIA PUBLICZNEGO, WNIOSKU DO GRANTODAWCY LUB TYTUŁU PROJEKTU FINANSOWANEGO Z FUNDUSZY STRUKTURALNYCH [POD PODANĄ NAZWĄ PROJEKT BĘDZIE WYSTĘPOWAŁ W BAZIE PROJEKTÓW #NGOROBIATOLEPIEJ]

To kolejny ważny krok. Dlaczego zależy nam na tym by nazwa projektu była identyczna z tą, która występowała w dokumentacji projektowej? To jasne. Portal #ngorobiatolepiej weryfikuje zrealizowane projekty u grantodawcy, który finansował lub współfinansował projekt, oznacza to że musisz podać właściwą i pełną nazwę działania/projektu. Pod tą konkretną nazwą projekt znajdzie się w bazie zrealizowanych projektów #ngorobiatolepiej i pod tą nazwą będzie przedstawiony reprezentantowi grantodawcy, który będzie wypełniał ankietę. Jeżeli nie wiesz jak dokładnie brzmiała nazwa projektu/tutuł zadania – sprawdź w dokumentacji projektowej (np. w ofercie realizacji zadania publicznego lub we wniosku do grantodawcy czy wniosku o stypendium artystyczne lub celowe w przypadku osób fizycznych). 

9. OPISZ PROJEKT ZREALIZOWANY PRZEZ ORGANIZACJĘ, PAMIĘTAJ BY OPIS BYŁ JASNY I NIEZBYT DŁUGI.

Masz jedynie 2 tysiące znaków. To niewiele lecz zwykle zupełnie wystarcza by przekazać podstawowe informacje i fakty dotyczące tego co zostało zrobione w ramach projektu. Dlatego opis, który przygotujesz musi być jasny i zrozumiały. Z reguły taki krótki opis projektu, pod postacią krótkiej charakterystyki został już wcześniej stworzony i znajduje się w dokumentacji projektowej (np. w ofercie realizacji zadania publicznego lub we wniosku do grantodawcy). Jeżeli opis ten nie odpowiada Ci – stwórz własny, pamiętając jednak, że baza zrealizowanych projektów #ngorobiatolepiej to sformalizowany zbiór informacji syntetycznie prezentujących dorobek organizacji pozarządowych w formie zrealizowanych działań. Oznacza to, że zależy nam (taj jak osobom czerpiącym wiedzę z naszej bazy danych) na tym by dowiedzieć się; ile osób brało udział w projekcie, ilu było organizatorów i kto był pomysłodawcą, jakie działania lub efekty przyniósł projekt, oraz co również bardzo ważne – ile środków zostało użytych do realizacji projektu (w tym wypadku prosimy o podanie konkretnej kwoty dotacji otrzymanej od instytucji/samorządu/firmy, czyli podmiotu, który wskazujesz w kolejnym polu jako grantodawcę. Jeżeli Twoja organizacja korzystała ze środków z różnych źródeł – podaj nam to, które było najważniejsze dla realizacji projektu (decydujące wsparcie). Pamiętaj by podać konkretną kwotę – znajdziesz ją również w dokumentacji wnioskowej (pamiętaj by kwota była zgodna z wysokością przyznanego wsparcia). Jednym z pytań w ankiecie dla wskazanego przez Ciebie grantodawcy jest pytanie o prawidłowość rozliczenia środków uzyskanych na realizację projektu, stąd musimy znać ich wysokość.

10. PODAJ NAZWĘ GRANTODAWCY, KTÓRY WSPÓŁFINANSOWAŁ PROJEKT.

Prosimy o podanie nazwy grantodawcy ponieważ będziemy się z nim kontaktować w sprawie wypełnienia ankiety projektu #ngorobiatolepiej. Podaj właściwą nazwę firmy lub instytucji, która finansowała projekt. Jeśli projekt był finansowany przez samorząd lokalny podaj nam nazwę jednostki samorządowej, która udzieliła wsparcia.

11. PODAJ ADRES E-MAIL GRANTODAWCY

Adres e-mail grantodawcy to jedna z kluczowych kwestii. Procedura projektu (opisana dokładnie w załączniku nr 2 do regulaminu) przewiduje kontakt z grantodawcą drogą elektroniczną. Grantodawca zostanie poproszony o wypełnienie ankiety, która jest niezbędnym elementem procedury. Bez skutecznego kontaktu z grantodawcą, operator portalu nie będzie w stanie przeprowadzić skutecznie procedury. Dlatego podaj aktywny adres e-mail, najlepiej adres osoby, która zajmowała się kontaktem z organizacją po stronie grantodawcy (np. adres e-mail przedstawiciela firmy zajmującego się grantami lub właściwego urzednika samorządowego).

12. PODAJ NUMER TELEFONU GRANTODAWCY

Projekt #ngorobiatolepiej opiera się na szerokiej współpracy zarówno, reprezentantów organizacji pozarządowych/osób fizycznych (którzy zgłaszają charakterystyki zrealizowanych przez organizację/osobę fizyczną projektów), jak i przedstawicieli grantodawców, wskazanych w zgłoszeniu. Brak takiej współpracy skutkuje przerwaniem procedury. Jeżeli jedna bądź druga strona nie podejmuje współpracy z operatorem, kontynuowanie procedury publikacji charakterystyki projektu w publicznodostępnej bazie #ngorobiątolepiej staje się niemożliwe. Dlatego prosimy o podanie numeru telefonu do przedstawiciela grantodawcy, kontakt telefoniczny często jest nieodzownym elementem procedury projektu #ngorobiatolepiej.

13. WYBIERZ OBSZAR TEMATYCZNY, KTÓREGO DOTYCZYŁ PROJEKT

Dlaczego prosimy byś wybrał konkretny obszar tematyczny? Otóż większość projektów realizowanych w Polsce przez organizacje pozarządowe opiera się na podstawowej klasyfikacji zawartej w ustawie z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, stanowiącej podstawę działalności organizacji pozarządowych w Polsce. W artykule 3., pkt. 1 ustawa ta definiuje pojęcie działalności pożytku publicznego (Działalnością pożytku publicznego jest działalność społecznie użyteczna, prowadzona przez organizacje pozarządowe w sferze zadań publicznych określonych w ustawie). Ustawa, w Art. 4., pkt. 1. wymienia katalog zadań publicznych, do którego należą: pomoc społeczna, w tym pomoc rodzinom i osobom w trudnej sytuacji życiowej oraz wyrównywanie szans tych rodzin i osób; wspieranie rodziny i systemu pieczy zastępczej; udzielanie nieodpłatnej pomocy prawnej oraz zwiększanie świadomości prawnej społeczeństwa; działalność na rzecz integracji i reintegracji zawodowej i społecznej osób zagrożonych wykluczeniem społecznym; działalność charytatywna; podtrzymywanie i upowszechnianie tradycji narodowej, pielęgnowanie polskości oraz rozwój świadomości narodowej, obywatelskiej i kulturowej; działalność na rzecz mniejszości narodowych i etnicznych oraz języka regionalnego; działalność na rzecz integracji cudzoziemców; ochrona i promocja zdrowia (w tym działalność lecznicza, w rozumieniu ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej); działalność na rzecz osób niepełnosprawnych; promocja zatrudnienia i aktywizacja zawodowa osób pozostających bez pracy i zagrożonych zwolnieniem z pracy; działalność na rzecz równych praw kobiet i mężczyzn; działalność na rzecz osób w wieku emerytalnym; działalność wspomagająca rozwój gospodarczy, w tym rozwój przedsiębiorczości; działalność wspomagająca rozwój techniki, wynalazczości i innowacyjności oraz rozpowszechnianie i wdrażanie nowych rozwiązań technicznych w praktyce gospodarczej; działalność wspomagająca rozwój wspólnot i społeczności lokalnych; nauka, szkolnictwo wyższe, edukacja, oświata i wychowanie; działalność na rzecz dzieci i młodzieży, w tym wypoczynek dzieci i młodzieży; kultura, sztuka, ochrona dóbr kultury i dziedzictwa narodowego; wspieranie i upowszechnianie kultury fizycznej; ekologia i ochrona zwierząt oraz ochrona dziedzictwa przyrodniczego; turystyka i krajoznawstwo; porządek i bezpieczeństwo publiczne; obronność państwa i działalność Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej; upowszechnianie i ochrona wolności i praw człowieka oraz swobód obywatelskich, a także działania wspomagające rozwój demokracji; udzielanie nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego; ratownictwo i ochrona ludności; pomoc ofiarom katastrof, klęsk żywiołowych, konfliktów zbrojnych i wojen w kraju i za granicą; upowszechnianie i ochrona praw konsumentów; działalność na rzecz integracji europejskiej oraz rozwijanie kontaktów i współpracy między społeczeństwami; promocja i organizacja wolontariatu. Katalog umieszczony w ustawie zawiera aż 27 pozycji, aby projekty w portalu były kategoryzowane według prostszej metodologii skomasowaliśmy katalog ustawowy do podstawowych kategorii działań podejmowanych przez organizacje pozarządowe – do wyboru masz zatem 17 kategorii dotyczących działań (kultura; zdrowieseniorzy; aktywizacja społeczna; animacja społeczna; działalność pomocowa; działania strażnicze; działalność charytatywna; sport; edukacja; działalność lecznicza; działania konsumenckie; ochrona przyrody; turystyka; integracja europejska; wolontariat), wybierz tę która najlepiej oddaje charakter realizowanego przez Twoją organizację działania. Wewnętrzna polityka kategoryzacji portalu #ngorobiatolepiej zakłada oznaczanie publikowanej charakterystyki projektu za pomocą słów kluczowych, tagów oraz metadanych niezbędnych do utrzymania zasad i spójności wewnętrznej kategoryzacji publicznodostępnej bazy danych #ngorobiatolepiej oraz zasad pozycjonowania charakterystyk projektów w sieci internet w zgodzie z prawem Rzeczypospolitej Polskiej. W związku z tym operator portalu, umieszczając w portalu zgłoszoną charakterystykę projektu (zgodnie z procedurą opisaną w załączniku nr 2 i 5 do regulaminu portalu), w ramach niezbędnych czynności związanych z publikacją jest zobowiązany do dokonania kategoryzacji zgłoszonych treści – charakterystyki zrealizowanego projektu (kultura; zdrowieseniorzy; aktywizacja społeczna; animacja społeczna; działalność pomocowa; działania strażnicze; działalność charytatywna; sport; edukacja; działalność lecznicza; działania konsumenckie; ochrona przyrody; turystyka; integracja europejska; wolontariat)

14. PODAJ DATĘ ZAKOŃCZENIA PROJEKTU

Portal #ngorobiatolepiej prezentuje wyłącznie zrealizowane działania i projekty, które zostały przeprowadzone przez organizacje pozarządowe, dlatego prosimy o podanie daty zakończenia projektu. Datę tę znajdziesz w dokumentacji projektowej (np. w ofercie realizacji zadania publicznego lub w umowie o dofinansowanie zawieranej z grantodawcą). Podanie właściwej daty jest ważne, ponieważ w ankiecie pytamy przedstawiciela grantodawcy o to, czy projekt, którego dotyczy procedura, został zakończony w terminie wskazanym w umowie. Jeśli podasz nam niewłaściwą datę nie będziemy w stanie ustalić czy tak się faktycznie stało.

15. PODAJ TELEFON KONTAKTOWY DO OSOBY ODPOWIEDZIALNEJ ZA REALIZACJĘ PROJEKTU W TWOJEJ ORGANIZACJI

Dlaczego prosimy o podanie numeru telefonu do osoby odpowiedzialnej za realizację projektu? To proste. W ramach procedury opisanej w załączniku nr 2 do regulaminu portalu kontaktujemy się z przedstawicielem organizacji by pomóc we właściwym skonstruowaniu charakterystyki projektu. Często zdarza się tak, że osoba zgłaszająca projekt do portalu nie była bezpośrednio odpowiedzialna za jego realizację i może nie znać wszystkich szczegółów, dlatego prosimy o podanie numeru kontaktowego do osoby bezpośrednio odpowiedzialnej za realizację lub przeprowadzenie projektu. 

16. DODAJ ZDJĘCIA OBRAZUJĄCE PRZEBIEG PROJEKTU [możesz dodać trzy zdjęcia projektu w formacie jpg o maksymalnej wielkości pliku 2MB, pamiętaj, przesyłając zdjęcia do bazy #ngorobiatolepiej potwierdzasz, że posiadasz prawa autorskie do przesłanych plików]

Każda charakterystyka projektu powinna zawierać fotografie (często jest to także link do materiału wideo umieszczonego na zewnętrznym serwerze lub w usłudze takiej jak np. YouTube). Ponieważ Fundacja Imago Silesia nie jest w stanie zapewnić utrzymania ogromnej ilości materiałów wideo na własnych serwerach, dlatego prosimy o przesłanie zdjęć. Są znacznie mniejsze niż pliki wideo, poza tym unikamy w ten sposób sytuacji, w których dodany materiał wideo (znajdujący się w zewnętrznej usłudze) nagle znika i zamiast filmu prezentującego projekt mamy jedynie martwy link. Fotografie doskonale oddają przebieg projektu, wybierając je zadbaj o to by obrazowały to co faktycznie się wydarzyło, najlepiej jeśli fotografie będą pokazywały uczestników projektu w działaniu. Pamiętaj także, że przekazując nam fotografie do publikacji w publicznodostępnej bazie danych #ngorobiatolepiej potwierdzasz, że posiadasz prawa autorskie do przesłanych plików. Fundacja Imago Silesia zamieszcza te materiały na zasadach opisanych w licencji Creative Commons Uznanie autorstwa-Bez utworów zależnych 3.0 Polska (CC BY-ND 3.0 PL) przesyłając pliki za pomocą formularza, musisz potwierdzić, że posiadasz (Ty lub reprezentowana przez Ciebie organizacja) niezbędne prawa autorskie do tych treści i przekazujesz je legalnie. Wybierając fotografie pamiętaj by ich rozmiar nie przekraczał 2MB oraz by fotografie były zapisane w formacie “jpg”.

Ważne: nasze strony wykorzystują pliki cookies.Używamy informacji zapisanych za pomocą cookies i podobnych technologii m.in. w celach reklamowych i statystycznych oraz w celu dostosowania naszych serwisów do indywidualnych potrzeb użytkowników. Mogą też stosować je współpracujący z nami reklamodawcy, firmy badawcze oraz dostawcy aplikacji multimedialnych. W programie służącym do obsługi internetu można zmienić ustawienia dotyczące cookies. Korzystanie z naszych serwisów internetowych bez zmiany ustawień dotyczących cookies oznacza, że będą one zapisane w pamięci urządzenia.